業務を効率化できるグループウェア

グループウェアのメリット

「企業にとって、オフィス環境はどうあるべきか」、経営者は常に考えていると思います。非効率なオフィスではなくて、「情報ネットワークによりオフィスを統合して、顧客の悩みをすぐに解決できるオフィス環境にしたい」。そう願っている経営者もいるでしょう。

近年、色んな所で「IT化」と言われています。IT用の機器と聞いてイメージする物と言えば、やはりパソコンやスマートフォンというコンピューター端末でしょう。
そして「それらコンピューター端末」は、企業の中にすでにたくさんあったりします。社内にある「それらの端末」をグループウェアなどを利用して繋げたら、業務を効率化できるでしょう。

以下に、有名なビジネスソフトの一つであるグループウェアの活用について、お話したいと思います。

情報共有

グループウェアを利用するメリットの一つに、社内の情報をデータベース化して情報を共有できる点があります。

社内にイントラネットを導入する事で、社内の情報をネットワークで繋げる事ができます。従業員の知識をデータベース化して、それを社内サーバーに配置します。すると、他の従業員が参照可能となり、知識を共有できます。

グループウェアを導入すると、日々の情報が蓄積されてゆきます。この業務知識の蓄積は、ソフトウェア開発はもちろんの事、会社の発展にも役立つと言えます。

社内で共有したい有益な情報として、顧客に関する情報があります。顧客管理の情報として、得意先の住所や担当者、取引の履歴などが管理されていると、営業の効率が上がるでしょう。
例えばグループウェア上で、各取引先の昨年一年間の取引量を手軽に知ることができれば、営業の仕事で役立つと思います。

なお、社内の情報共有を行なう際に、ちょっとだけ気をつけていただきたい点があります。それは情報を探す労力が大きい場合、誰も利用しなくなってしまうという点です。

情報を調べるのに手間がかかりすぎると、かえって業務の効率を悪くしてしまいます。スマートに情報検索できないのに、とにかく「検索すれば答えが見つかるはず」と言われても、社員が戸惑うだけでしょう。
情報を一か所に集めただけでは駄目です。検索しやすい事、再利用しやすい事も重要と言えます。

生産性の向上

あと、生産性を向上できるというメリットもあります。今では、パソコンが従業員一人に対して１台以上あることが当たり前になっている感じです。パソコンからグループウェアを使えば、仕事用の資料を作成したり修正したり、参照したりできます。

パソコンを使って資料を作成する際、社内のデータにアクセスできる事は、仕事上の生産性を向上させるのに役立つ、と思います。

ところで電子メールの使用においては、メールソフトを使うほうが効率的かもしれません。しかしグループウェアが提供しているメール機能（Webメール）を使うほうが、効率的という意見もあります。

メールの確認と返事メールの作成は、意外と時間がかかっています。電子メールへの対応について業務ルールを作るほうが、生産性を向上できるかもしれません。例えば、メールの確認と返事メールの作成は午前中のみとする。こんな業務ルールを作るほうが、仕事が捗るかもしれません。

チームワークの強化

グループウェアを使う事で、チームワークを強化できるというメリットがあります。ネットワークに接続されているパソコンやスマートフォンなどによって、従業員たちが繋がります。よって業務の情報も繋がり、共有されます。

一昔前と比べて、電話することが減って、メールやチャットをやり取りすることが多くなりました。グループウェアが提供する各機能を利用することで、座席の距離に関係なく、コミュニケーションを取れると思います。その結果、チームワークを強化できる可能性が出てきます。

セキュリティ対策

近年では、オフィスにおける個人情報（顧客情報）のセキュリティ対策も求められています。実際にセキュリティ対策を実施する体制が、必要とされています。
そんな時、しっかりとセキュリティ対策されているグループウェアを使えば、まずは一安心できます。社内の情報を保護しつつ、より効率的で機能的な仕事環境となるでしょう。

ぜひグループウェアを活用しましょう

グループウェアを使いこなすには、やはりパソコンに詳しい人の力を借りるほうが良いでしょう。

従業員の中でパソコンに詳しい人を、グループウェア担当にしましょう。パソコンに詳しい人・興味がある人なら、色々なビジネス処理に対してグループウェアを活用してみようと、積極的に考えてくれると思います。

その担当者とともに、従業員みんなで社内の情報をデータベース化（電子化）してゆきましょう。例えば、以前から存在していた紙媒体の情報を電子化すると、いつでもどこでもその情報にアクセスできるようになります。あまり活用されずに眠っていた情報を利用しやすくできる、と言えるでしょう。

グループウェア上でデータを整理して、そのデータを経営や生産の効率向上や、営業方針を決定するために活用してください。