事務や経理の業務に役立つエクセル関数

事務用パソコンが普及した理由・エクセル関数

事務で使っているパソコンエクセルは、元々は表計算のためのソフトと言えます。しかし現在ではエクセル関数を使う事で、より一層「複雑な処理」が可能になりました。なので事務や経理の「ほとんどの業務」において、エクセルが使われるようになりました。

普段から仕事でエクセルを使っている人なら、
「IF関数」「DATE関数(日付)」「TIME関数(時間)」など、
様々な関数を使っているでしょう。

このような関数は、多数用意されています。数が多すぎるので、一度に全てを覚えることは大変です。だけど少しずつ関数の使い方を覚えてゆけば、実行したい処理に適切な関数を見つけられる、と思います。

誤解を恐れず言えば、

経理や事務の処理でパソコンが「これほどまで普及した要因」として、
関数を使えるエクセルが登場したから、と言えます。

そう言わせるくらい、インパクトのあるオフィスソフトです。
※余談ですが、エクセルにも英単語のスペルチェック機能があったりします。エクセルには事務作業で使える便利な機能が、意外とあったりします。

作業効率を上げるエクセル関数

エクセルという表計算ソフトでは、関数を使えます。

この関数機能を知っていると、作業効率を上げることができます。

関数なお、エクセルの関数は、物凄くたくさんあります。全てを覚えることはできないでしょう。

しかし、たくさんある関数のうち、本当に必要な関数は限られています。使う内容にもよりますが、よく使う関数の機能をきっちり覚えておけば、エクセルを使いこなすには充分だと思います。
例えば「If 関数」は、構文自体はとても簡単です。すぐに覚えて使える関数だと思います。

ちなみにエクセル関数の読み方が、わからないことがあります。IFやSUMという関数なら読み方がわかりますが、もっと難しい英単語の関数もあります。
このような関数の読み方は、例えばエクセル関数辞典のような専門書に書かれています。必要なら、手に入れましょう。

なお、エクセル関数の読み方は、一緒に仕事をする人たちがよく使う関数について、読み方を知っていれば充分だと思います。
実際のところ、エクセルの関数は数百種類あると言われています。その中には、専門的な関数(銀行系・測量系・会計系など)の関数があります。これら全ての関数について、読み方や処理内容を理解するのは、かなり難しいと思います。

 仕事で活用されているエクセル関数

エクセル関数は、仕事でエクセルを利用する人がよく使っているものです。
エクセル関数を使う場面は、何回も繰り返し利用される資料を作成する際、よく使われています。例えば、仕事用の請求書を作成する場面などです。

いつも繰り返し利用される部分をフォーマット化して、毎回違う金額や日付などの部分を入力できるようにします。そして金額の合計などを、エクセル関数を使って求めます。こうすると、自動的に請求書を作成できると思います。請求書のような毎回繰り返し作成される資料について、ぜひエクセル関数を活用してみましょう。

出張の経費管理

ある一般社員の方の話になりますが、その方は出張の際に支払った様々な費用を、エクセルを駆使して管理していると言っていました。

出張中に経費として支払った「お金」が様々あって、それらを各項目に整理整頓する際、表計算ソフトのエクセルを使うほうが時間の節約になるそうです。エクセルを活用した一つの例に過ぎませんが、一般社員の方もエクセルを使いこなせるほうが「何かと仕事が捗る」と思いました。

用意されているエクセル関数

多くの人がエクセルを使っている、と思います。仕事の請求書だったり日常の家計簿だったり、様々な場面で使用していると思います。

そのエクセルには表に見られる数字だけでなくて、関数という機能が用意されています。エクセル関数には、とても簡単に使えるものから高度なものまで幅広くあります。

例えば、以下のような種類の関数が用意されています。
●文字列操作。●日付/時刻関係。●検索/行列。●データーベース関係。
●財務。●情報。●論理。●統計。
●数学/三角。

これら以外にも、たくさんの関数が用意されています。自分が使いたい関数があるかどうか、一度じっくりと調べてみると良いでしょう。

関数の決まり事

ところで、エクセルの関数をセル上で使用する時、ある「決まり」があります。
その「決まり」とは、式(関数)の先頭に「=」を付けて始めるということです。

あと関数には、引数という値を指定するものがあります。この引数には数値や文字列、エラー値やセル参照などを指定します。
関数は、それぞれ決められている仕様の通りに計算して、その計算結果を返します。

このような説明を聞くと、難しそうだと思うかもしれません。ですが実際に関数を使ってみると、「処理の流れ」がわかると思います。
エクセルの関数は便利です。なので、どんどん実際に使ってみてください。

関数や数学の学び直し

ところで関数の使い方を始めとする数学の知識は、エクセルだけでなくてパソコンのプログラミングでも役立ちそうだと思いました。

学生だった頃、数学は好きだったのですが、学年が進むにつれて「どんどんわからなく」なっていきました。
大人になった今からでも数学を再勉強したいと思っており、インターネット上に、自分にピッタリな数学の入門者用ウェブ記事があったらいいのに、と思ったりしています。

先日ウェブ記事で「数学を学び直せるもの」はないかと探してみたのですが、その時、見つける事はできませんでした。勉強関係の「まとまった記事」は、やはり書籍(参考書)のほうが充実しているのかもしれません。

売上管理も処理できる、便利なエクセル関数

売上の計算エクセルの関数は、商売に関する数値を管理するのに便利です。具体例を言うと、顧客の人数や在庫数、売上金額の管理をできたりします。そして、データーベースを操作できる点も便利です。

例えば売上の管理について、次のような関数を使えばできます。

  • AVERAGE関数:平均値取得。
  • COUNT関数:個数合計集計。
  • SUM関数:合計値集計。
  • VLOOKUP関数:文字列検索。

これらの関数を使用すると、売上の管理を始め、仕入管理、粗利益計算などを行なえます。

エクセル関数の例

以下に2個のエクセル関数について、使い方を書きます。
関数の動作について、おおよその雰囲気をつかんでみてください(細かい部分については、わからなくても問題ないです)。

AVERAGE関数

「=AVERAGE(数値1,数値2,数値3,…)」。
平均値を求める関数です。()内に指定された数値の平均値を求めます。

使用例

「=AVERAGE(10,6,9,4)」と指定すると、平均値の「7.25」を返します。
「=AVERAGE(A1:A6)」と指定すると、A1からA6に入力されている数値の平均値を返します。

MOD関数

「=MOD(数値1,数値2)」。
除算の余りを求める関数です。数値1 ÷ 数値2の「余り」を返します。
ただし、数値2に「0」を指定すると、エラー「(#DIV/0!)」となります。

使用例

「=MOD(10,4)」を指定すると、10 ÷ 4 = 2 「余り2」となります。その「余り2」を返します。
「=MOD(100,25)」を指定すると、100 ÷ 25 = 4 「余り0」となります。その「余り0」を返します。
「=MOD(A1,B1)」を指定すると、セルA1の値 ÷ セルB1の値という計算をします。この計算の「余りの値」を返します。

練習として、勤務表シートの作成

ぜひエクセル関数を使ってみたいけれど、具体的な使い方がわからないという人がいると思います。練習として、例えば仕事の勤務表などを作ってみましょう。

出勤時間と退社時間を記入すると勤務時間を計算するシートを、関数を使って作ってみましょう。

また、家庭で使われている家計簿のような収入や支出などの合計を計算するシートを、関数を使って作成してみましょう。

このような具体的な目標があれば、なんとか頑張って作り上げられると思います。そしていくつかの使用例で学ぶ事は、適材適所でエクセル関数を活用できる事に繋がる、と思います。
色々な関数式を学ぶ事ができて、きっと仕事でも活用できるようになるでしょう。

書籍とネット記事を使って、学びましょう

ところでエクセル関数を調べるために、頑張って分厚いエクセル関数の本を読んでいる人がいると思います。ですがページ数の多い本を読むことは、意外と大変だと思います。こんな時は、ネットの検索も併せて利用しましょう。本とネットそれぞれをうまく使い分けて、エクセルの勉強をしてゆきましょう。

以下に、エクセルの関数を勉強したいと思っている方に役立ちそうなサイトを、ご紹介したいと思います。
インターネット上には、エクセル関数の使い方などが掲載されているサイトがあります。
ぜひ参考にしてみてください。

※ネット記事は、「リンク切れ」などにより読めなくなる場合があります。「リンク切れ」が心配な方は、手元にエクセル関数の書籍も用意しておきましょう。

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