仕事で大活躍、マイクロソフトのオフィスソフト

事務で活用されているエクセル

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会社内では、パソコンがあることが当たり前になってきました。
昔、経理上の資料を作る際、毎月の月末になると、時間をかけて机上で作っていたものでした。
しかしパソコンで表計算ソフトのエクセルを使うと、あっという間に資料ができるようになりました。時間も労力も減らすことができて、仕事の効率が良くなりました。

現在では例えば事務仕事において、パソコンを使うことが必須という状況になってきています。
まずはキーボードを打てて、メールやチャットを使えることが必要でしょう。
さらに、エクセルなどの表計算ソフトやワードなどのワープロソフトを使えると良いです(ソフトウェア開発などでは、さらにプログラミングなどのスキルも必要とされます)。

仕事の効率を上げるためにも、エクセルを使いこなせるようになりましょう。
そうすれば資料を作成する作業を自動化できる、と思います。

事務の条件「エクセル・ワードできる方」

事務の仕事をしようと思い、ハローワークや求人誌などを見て仕事を探していると、

「パソコンができる方」「ワード・エクセル必須」

などと、パソコン関連の条件が付いている求人が多いそうです。
今の事務と言えば、パソコンを使えて当たり前というところが多いようです。

パソコンを使えない方、苦手な方の中には、「パソコンスクールに通わなければ……」と考える方もいるそうです。
しかし授業料の金額を見ると、「どうしよう……」と悩んでしまうことも多いようです(エクセルやワードの授業を受ける際は、追加の料金が必要というパソコンスクールもあったりします)。

事務の仕事をしようと思っただけなのに、パソコンの基礎知識を学ぶのに「お金」が掛かってしまうとは、ちょっとがっかりです。ですが何かを学ぶ時は、やはり「お金」が掛かると思います。

そうだけど、やっぱり授業料を払いたくないという人は、本などを買って独学でやってみるのも良いと思います。
独学でやる時は、何か目標があるほうが続くと思います。エクセルで家計簿を作る、ワードで年賀状を作るなど、目標を決めて頑張ってみましょう。

インストール済みのマイクロソフト・オフィス

家電量販店で販売されているパソコンには、最初から多くのソフトがインストールされています。

そのようなソフトで最も有名な物は、マイクロソフト社のオフィスソフトでしょう。

いつもエクセルやワードを使っているなら、始めから「このようなパソコン」を買うと良いです。

ちなみに、私が今使っているデスクトップパソコンは、マイクロソフトのエクセルやワードが最初からインストールされている物でした。

当初これらのソフトを「あんまり使う事はないかも?」と思っていました。ですが先日、ワード文書を作成してPDFファイルに変換する、という作業をしました。

仕事で使う書面をPDFファイル形式で作成する作業でしたが、こんな場面でもワードソフトが役立ちました。オフィスソフトが活躍する場面は、意外と「ありそうだ」と思いました(余談ですが、PDFファイルは公的機関で結構使われています)。

なお、通信販売などで販売されている格安パソコンでは、オフィスソフトを始め、ソフトがほとんど入っていない場合が多いです。もちろん別売りで購入して自分でインストールすれば良いので、特に問題はありません。

パソコン中級者以上の方で、本当に必要なソフトだけインストールしておきたい人にとって、このような格安パソコンは適切な選択肢となるでしょう。

オフィスソフトを学習しましょう

わからない・助けて

操作が「わからない」、誰か助けて~~

事務処理を始めビジネス業務において、オフィスソフトで出来る事はたくさんあります。自分が取り組みたい事・改善したい事などに、的を絞って勉強しましょう。

もしもしっかりと基礎から学びたいと思うなら、パソコンスクールなどに行って一から学ぶのもいいと思います。オフィスソフトの勉強にあまり「お金」を掛けたくないという人は、本などを買って独学で勉強すると良いでしょう。

ただし本は初心者にとって、意外と「わかりにくい教材」かもしれません。なので質問できる人を、ぜひ見つけましょう。もしもオフィスソフトに詳しい人が近くにいるなら、

「こういう事をやりたいけど、わかりますか?」
 

などと聞いて、操作の仕方などを教えてもらうと良いです。

残念ながら近くにいない場合は、ネット上の質問サイトを利用しても良いでしょう。

オフィスソフトのトラブル例

ビジネスマンだけでなくて一般の人たちも「よく利用しているソフト」として、エクセルやワードがあります。最初からパソコンの中にインストールされていることもあるソフトなので、利用者も多いと言えます。

簡単な案内状を作成したり、家計簿の表を作ったりするなど、そんなに難しくない作業を行なうなら、おおよそスムーズに作業できるでしょう。ですがやはり、どうすれば良いのか「わからない」と困ってしまうことも多い、と聞きます。

エクセルのトラブル例

私の聞いたトラブルとして、

エクセルのメニューやボタンが消えてしまった

という事例があります。
たぶん操作ミスのためだと思いますが、いつの間にかメニューやボタンが非表示になってしまっているようです。

こんな場合は、ツールのユーザー設定の中にあるツールバーの中から、表示したいツールバー名称を選んでみましょう。再びメニューやボタンを表示できる、と思います。

ワードのトラブル例

一方、文書作成ソフトのワードにおいては、印刷に関するトラブルをよく聞きます。

ワードの画面内で作った通りに印刷できない、というトラブルです。

このトラブルに対応する方法としては、印刷プレビュー機能を使うと良いです。
この機能はその名の通り、印刷のイメージを確認できる機能です。どのように文書が印刷されるか、見た目でわかります。なので実際に印刷を行なう前に、問題点に気づけるでしょう。

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