機能を使いこなすために、知っておく手帳の活用法

やっぱり便利な手帳

近年では手帳と似た機能を備えたツールとして、スマートフォン・携帯電話・パソコンなどのデジタルツールがあります。それぞれに特性が違いますので、自分に一番適した物を選ぶことになるでしょう。

でも「いつでもどこでも手軽に持ち歩けて、すぐに取り出せて使える」という事を考えると、やっぱり「紙」である「手帳の便利さ」に勝る物はないでしょう(値段も手頃です)。

手帳は使い方によっては生涯使用できて、愛着も湧いてきます。とても魅力的な物と言えます。

活用したい手帳の各機能

スケジュール管理

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一般的に「手帳またはシステム手帳」は、スケジュール管理をするための道具と思っている人が多い、と思います。
実際のところスケジュール管理は、手帳の最も重要な機能です。「自分の行動」や「お客様とのアポイント」を記録するために、手帳を使うことが一番多いと思います。

しかし手帳には、スケジュール管理だけではなく、様々な使い方・用途があります。一冊の手帳を使い込むのであれば、他の機能も活用しましょう。

  • アドレスの管理:よく使用する電話番号や住所などを記録する。
  • 情報の記録:仕事だけでなくプライベートなどの情報も記録する。
  • タスク(業務)の管理:行なうべき仕事や要件を記録する(ToDo)。
  • ファイリング:よく使用するデータや資料、名刺やカードなどを収納する。
  • メモ書き:アイデア・ひらめいた事を記録する。

チェックリストの活用

手帳におけるチェックリストとは、実施するべき用件を一覧にしたものです。ToDoリスト、タスクリストとも呼ばれています。
このチェックリストに記入された仕事の進捗状況が、仕事が進んでいるか・そうでないかの判断基準となります。

常時携帯できる手帳のチェックリストを使用すれば、その日に実施すること、今週やるべきことを、いつでもどこでも確認できます。

また、スケジュール表を確認しながら、忘れずにチェックリストを記入できます。スケジュール表が週間タイプの手帳なら、ページの余白が広いです。なのでチェックリストも記入しやすいでしょう。
※ちなみにスマートフォンやパソコンでは、スケジュール表とチェックリストが別々になっているソフトがあったりします。これだと管理がしづらく、見た目にも「わかりにくい」かもしれません。

なお、チェックリストには、実施するべき用件を記入するだけでも良いですが、重要度や緊急度なども一緒に記入すると良いでしょう。

完了した仕事や用件にはチェックマークを付けておくか、傍線で消しておくなどして、終了したという状態をわかるようにしておきます。完了した要件を見ると、達成感や充実感を得られると思います。

手帳のチェックリストをうまく使用して、自分の仕事をスマートに管理・コントロールしてください。

手帳を活用して、ほめる訓練

ちょっと変わった手帳の活用例として、ほめる訓練があります。

一般的に、計画や夢を実現させるために手帳を活用している方は多い、と思います。
「手帳」を200%活用する10のテクニック。
この記事では10個のテクニックが、紹介されています。その中の9番目、

【9】いろいろな記念日を作って、自分や他人を誉めてあげる。

思いついた記念日を手帳に書き込み、自分自身を「ほめる訓練」で利用するというテクニックです。これは、とても面白いと思いました。

仕事で役立つ「ほめる訓練」

笑顔の女性この自分を「ほめる」という訓練は、なんと他の人を「ほめる」のに役立つそうです。

例えば仕事関係の人に対して、お世辞と思われず、自然に「さり気なく」ほめるのは、とても難しいと思います。
もしも「お金の損得」を感じさせずに、さらりと「ほめる」ことが出来たら、仕事の結果にも良い影響を与えそうです。

普段からスケジュール管理で手帳を利用している方は、ほめる練習も「やってみる」と良いでしょう。

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