「開いて修復」を実行する
エクセルのファイルを開けない時、データ復元方法の一つに「開いて修復」を実行する、という方法があります。
データの一部だけ損傷という軽度の損傷なら、ファイルを開く時に「開いて修復」機能を使うことで、自動的に損傷を復旧できます。
- エクセルを起動して「ファイル」－「開く」を選択し、開けないファイルを選択します。
- そして「開く」ボタンの右側の「▼」をクリックして「開いて修復」を選択します。
入力されている書式や数式などは、失われてしまう場合があります。しかしデータを復元できる可能性は、高いようです。
データの抽出
また、通常の復旧ができない場合でも「データの抽出」を実施できます。
操作の手順ですが、まずは先程の「修復」を試みて、修復できないようなら「データの抽出」をクリックします。
そして「数式を回復する」「値に変換する」の順にデータ復元を試みます。
エクセルファイルの損傷は、書き込み時のエラーや物理的な破損など、様々な原因が考えられます。
これらの破損では、データ全体が損傷していることは少ないです。「一部のみ」が損傷していることが多いようです。このような時は、データを復元できる可能性があります。
エクセルファイルの拡張子を変える
エクセルファイルを開けない時、データ復元する方法の一つとして拡張子を変えて読み込んでみる、という方法があります。
エクセルの場合、「.xls」という拡張子を「.csv」に変更してみます。
エクセルを始め、アプリケーションのデータには、その元になるファイルフォーマットがあります。エクセルならばＣＳＶ形式というファイルフォーマットです。
ファイルが破損している場合、この元になるファイルフォーマットで読み込んでみると、うまく読み込める場合があります。
ちなみにワードならば、元になるファイルフォーマットはＲＴＦ形式と呼ばれるものです。
なので「.doc」という拡張子を「.rtf」に変更してみます。
「外部参照式」機能を利用する
エクセルファイルを読み込めないトラブルが起きた時、どのようなデータ復元の方法があるでしょうか。
一つの方法として、「外部参照式」と呼ばれる機能を利用する方法があります。
この機能を利用すれば、どうしても読み込めないエクセルファイルのデータを復元できる場合があります。
どうしても開けないエクセルファイルをあえて開こうとはせずに、リンク先でセルの内容を表示させるという方法です。
この方法によって、開けないエクセルファイルのデータを、抽出できる場合があるということです。
- 新規のブックを２つ開き、片方のブックのセルに残りのブックのセルをリンクさせます。
例えば「Ｂｏｏｋ１」と「Ｂｏｏｋ２」を開いて、「Ｂｏｏｋ１」のセルに「Ｂｏｏｋ２」のセルをリンクさせます。 - 「Ｂｏｏｋ１」のリンク元の編集を、行ないます。そのリンク元を、「Ｂｏｏｋ２」から「開けないエクセルファイル」に変更します。
なお、この方法を利用して復元できるデータは、「文字列と数式のみ」です。
データの種類は限られていますが、どうしても開けないエクセルファイルのデータを復元したい場合に、試してみると良いかもしれません。
外部参照式
エクセルは、単一のブック内だけの表計算ではなく、複数のブック間でリンクできます。つまりリンク元のブックの数値などを、別のブックに読み込めます。
リンク元のブックで数値を変更すれば、リンク先のブックの数値も自動的に変更されます。ブック同士をリンクさせておけば、同じ数字を何回も複数のブックに入力する必要はないです。
このような機能を外部参照式と言います。
ワードで、データを読み込む
エクセルで作業中に、なんらかの原因でエクセルがうまく稼動しない時があります。こんな時は、ワードでエクセルのデータを復元できる場合があります。
ワードは通常の文書ファイルだけでなく、エクセルファイルも開けます。よって、表計算のデータを抽出できます。
この機能を利用すると、壊れたエクセルファイルのデータを復元できる可能性があります。
ただし、この機能で復旧できるのは、「文字列と数式のみ」となっているようです。
書式やオブジェクト、数式のマクロなどは消えてしまいます。
ワードによってデータ復元されたデータは、表形式で表示されます。なので、そのままコピーして、エクセルに貼り付けて保存できます。
- ワードの「ファイル」メニューから「開く」を選択し、開けないエクセルファイルを選びます。
- ファイルの変換の画面が表示されるので、「Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌワークシート」を選択して「ＯＫ」をクリックします。
- 開くワークシートを「変換するシート」で選択できます。
しかし、ブック全体を選択するとデータが異常になることがあるようです。そのため、ワークシートごとに開いてデータを抽出したほうが良いようです。 - ワードで抽出されたデータをエクセルの新規ブックに貼り付けて、名前を付けて保存します。
以上で、データの復元が完了となります。
ワードでエクセルファイルを開く際に、「この機能は現在インストールされていません」と表示されることがあるようです。
その時は「はい」を選択すれば、インストールが始まります。その後、エクセルファイルを読み込めるようになります。
アクセスで、データを読み込む
アクセスで、エクセルのデータを読み込んでデータ復元する、という方法もあります。
アクセスは、データテーブルとしてエクセルデータを取り扱えます。
よってアクセスを利用して、エクセルでは読み込めなかったデータを読み込み、データを復元できる場合があるようです。
アプリケーションの自動修復を行なう
エクセルやワードで作成したファイルが、開けない時があります。そのような時、そのデータ復元の方法の一つとして「アプリケーションの自動修復」という方法があります。
ウィンドウズで使用するアプリケーションソフトは「応答なし」の時に実施した再起動などの操作によって、プログラムが壊れてしまう場合があるようです。
これによってアプリの特定の機能が使えない、またはアプリの動作が不安定となって、データ自体を開けなくなってしまうようです。
エクセルやワードには、このような不安定な状態のアプリケーションソフトを、自動で修復する機能が付いています。
「アプリケーションの自動修復」という機能です。この機能を実行してデータの復元を試みましょう。
エクセルを起動して、「ファイル」－「ヘルプ」－「アプリケーションの自動修復」を選択してください。
マイクロソフトオフィスの修復機能
また、エクセルやワードを起動して「アプリケーションの自動修復」を試みても、ファイルが開かず、データを復元できない場合があります。
このような時は「マイクロソフトオフィスの修復機能」を、利用してみるといいかもしれません。
例えば「コントロールパネル」－「プログラムの追加と削除」から、この修復機能を実行できます。
この操作は、再インストールすることに近い操作です。そのため、エクセルやワードに致命的な問題があったとしても解決できる場合が多いようです。
「マイクロソフトオフィスの修復機能」を行なってもデータを復元できない場合は、完全にマイクロソフトオフィスを削除して、再インストールすることも検討しましょう。